책소개
“직장생활에서 살아남는 생존 전략! 비즈니스 문서 이대로만 작성하면 된다!”
비즈니스 문서 작성의 기술
‘비즈니스 문서’는 말 그대로 비즈니스(업무)를 하면서 만드는 모든 문서를 의미합니다. 여기에는 우리가 알고 있는 기획안/품의서/프레젠테이션 발표 자료 등과 같은 문서는 물론, 여러분이 회사에 입사하기 위해 밤을 새워 열심히 만들었던 자기소개서, 또한 언젠가는 회사를 박차고 나갈 때 쓰는 사직서까지 ‘회사에 입사하기 위해 만든 문서부터 퇴사하고 나갈 때까지 만드는 모든 문서’를 의미한다고 해도 과언이 아니다. 심지어 요즘과 같이 인터넷과 스마트폰을 기반으로 한 스마트워킹 시대에서는 메일을 포함해서 SNS와 같이 비즈니스와 아무 관련이 없어 보이는, 여러분이 남기는 모든 자취 하나하나가 비즈니스 문서의 범위에 포함된다고 할 수 있습니다.
이 책은 직장인의 숙명과도 같은 비즈니스 문서를 어떻게 하면 제대로 만들 수 있는지에 대한 저자의 고민과 해결책이 모두 담겨 있습니다. 비즈니스 문서 작성 시 지켜야 하는 육하원칙과 구성 요소, 부서별 필수 비즈니스 문서 양식, 프레젠테이션 노하우 오피스와 한글 프로그램의 활용법 등 직장인이라면 실무에 즉시 사용 가능하며, 예비 직장인이라면 직장생활을 생생하게 간접 체험할 수 있을 것입니다.
* 본문 비즈니스 문서 파일(부록 CD 없음)
본문에서 설명하는 비즈니스 문서 파일들은 영진닷컴 홈페이지(youngjin.com)의 [고객센터]-[부록 CD 다운로드]-[IT도서/교재]에서 도서명으로 검색한 후 다운로드 받을 수 있습니다.
* 주요 내용
STORY 1 당신이 이제까지 쌓아온 비즈니스 문서의 모든 것이 무너질 수 있다
Story 1에서는 비즈니스 문서란 무엇이며, 만드는 목적과 대상 그리고 비즈니스 문서 작성 성향에 대해 알아봅니다. 당신의 비즈니스 문서 작성 성향은 주도형?! 사교형?! 안정형?! 신중형?! 중에 무엇일까요?!
STORY 2 될성싶은 비즈니스 문서는 제목에서부터 티가 난다
제대로 만들어진 비즈니스 문서는 ‘누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜’라는 육하원칙을 잘 지키고 있습니다. 더불어 비즈니스 문서의 첫인상을 결정짓는 제목과 구성 요소들을 낱낱이 파헤칩니다.
STORY 3 기존에 내가 만든 비즈니스 문서를 객관적으로 바라보는 시간을 갖자
비즈니스 문서 작성에 ‘조하리의 창’ 이론을 접목하여 열린 창, 가면 창, 장님 창, 미지의 창으로 구분하고, 비즈니스 문서에 날개를 달 수 있는 몇 가지 원칙을 소개합니다.
STORY 4 표준화 비즈니스 문서 작성의 핵심은 Know-Where, 정보력이다
’표준화‘ 비즈니스 문서를 가장 효율적으로 작성하는 방법에 대해 알아봅니다. 또한 표준화 비즈니스 문서 Top 11 작성 사례를 들어 문서별 주요 Point도 짚어봅니다.
STORY 5 비 표준화 비즈니스 문서 작성, 핵심은 논리 싸움이다
‘보고서’, ‘기획서’, ‘권유서’와 같이 일정한 틀과 규칙이 없는 ‘비 표준화’ 비즈니스 문서를 어떻게 하면 쉽게 작성하고, 효과적으로 내용을 요약할 수 있는지 알아봅니다.
STORY 6 부서별 비즈니스 문서 작성 핵심 포인트 Check
대한민국 직장인으로서 평생 만들어야 하는 비즈니스 문서 어떻게 하면 효과적으로 포장할 수 있을까요?! Story 6에서는 부서별 대표적인 비즈니스 문서 작성 핵심 Point를 알아보며 제공하는 문서 파일을 활용하여 곧바로 써먹을 수 있는 노하우를 전수합니다.
STORY 7 작은 실수 하나가 내가 만든 비즈니스 문서는 물론 나의 이미지도 갉아먹는다
초등학교 수준의 실무만 저지르지 않아도 직장생활이 수월해집니다. Story 7에서는 기본 중에 기본을 지키면서 비즈니스 문서를 만드는 방법을 알려줍니다.
STORY 8 20가지의 기능으로 워드, 엑셀, 파워포인트, 한글의 달인이 될 수 있는 방법
손에 잡히고, 눈에 보이는 비즈니스 문서를 만들 수 있도록 도와주는 엑셀, 파워포인트, 워드, 한글의 핵심 기능들을 간단히 소개합니다.
STORY 9 비 표준화 비즈니스 문서는 계량화된 자료 획득과 분석에서 시작된다
비 표준화 비즈니스 문서를 만들기 위해 빅데이터에서 내가 필요한 자료를 추출하는 방법을 소개하며, 그러기 위해 필요한 ‘문제 정의’, ‘데이터 구조 파악’, ‘데이터 추출 및 정제’, ‘데이터 분석’, ‘결과의 해석 및 평가’, ‘피드백’ 단계를 자세히 알아봅니다.
STORY 10 비즈니스 문서와 이미지 삽입의 상관관계 파악하기
비즈니스 문서에 삽입하는 콘텐츠 중에 가장 대표적인, 이미지를 사례로 들어 어떻게 하면 이미지를 효과적으로 사용할 수 있는지 알려줍니다.
STORY 11 차트로 표현하는 무궁무진한 비즈니스 문서의 세계
엑셀의 차트 기능을 이용하여 데이터를 효과적으로 표현하는 방법을 알려줍니다. 내가 주장하고 싶은 내용은 강조하고, 숨기고 싶은 내용은 적절하게 잘 포장(?)하는 노하우를 습득할 수 있습니다.
STORY 12 비즈니스 문서는 여백의 미를 확보하는 것이 중요하다
‘여백의 미’를 고려하지 않은 비즈니스 문서는 보는 사람으로 하여금 집중도를 떨어뜨리게 됩니다. Story 12에서는 차트와 슬라이드에서 핵심 내용을 효과적으로 강조하는 방법에 대해 알아봅니다.
STORY 13 비즈니스 문서의 화룡점정, 출력과 프레젠테이션 발표하기
Story 13에서는 비즈니스 문서의 대미를 장식하는 출력과 함께 몇 가지 프레젠테이션 유형의 장/단점을 소개합니다.
STORY 14 한글로 만드는 표준화된 비즈니스 문서 작성
한글을 이용하여 대표적인 표준화 비즈니스 문서인 ‘전직원 비상연락망 점검 실시 안내문’을 따라하기로 만들어 봅니다.
STORY 15 워드로 만드는 표준화된 비즈니스 문서 작성
한글을 이용하여 대표적인 표준화 비즈니스 문서인 ‘신용평가 시스템 개발비 내역서’를 따라하기로 만들어 봅니다.
STORY 16 엑셀로 만드는 비 표준화된 비즈니스 문서 장성
엑셀의 조건부 서식을 이용하여 대표적인 비 표준화 비즈니스 문서인 ‘이벤트 최종 결과 보고서’를 따라하기로 만들어 봅니다.
STORY 17 파워포인트로 만드는 비 표준화된 비즈니스 문서 작성
파워포인트를 이용하여 대표적인 비 표준화 비즈니스 문서인 ‘영진전자 1분기 사업보고서’를 따라하기로 만들어 봅니다.
저자소개
숭실대학교 경영학과와 경영정보시스템(MIS) 석사 과정 수료 후 빅데이터 분석 전문 기업인 이씨마이너(www.ecminer.com) 창업에 참여해서 보험사기, Survey, CRM 컨설팅을 담당한 수석 컨설턴트로 근무했다. (주)바이오톡스텍의 경영관리부분 부장, 일본 합작사 스카스비티티 바이오 애널리시스 관리 팀장을 거쳐 현재 창업투자회사인 세종벤처파트너스의 감사로 근무 중이다. 창업투자회사의 감사로 근무하면서 Google, Apple, 테슬라 모터스와 같은 세계적인 회사가 될 수 있는 새싹을 발굴하기 위해서 오늘도 열심히 밤을 새워가며 회사를 살펴보고 있다.
[저서]
『구글앱스 for 스마트워킹』, 『로그분석과 eCRM』
[수상]
· SK텔레콤 주관 대학(원)생 논문공모 최우수상 수상
· BC카드 주관 대학(원)생 논문공모 우수상 수상
· (구)경기은행 & 경은경제연구소 주관 대학(원)생 논문공모 대상 수상
목차
PROLOGUE 정 대리, 비즈니스 문서의 멘토를 만나다
01 정 대리, 드디어 본사로 발령을 받다!
02 강 팀장의 실체와 비즈니스 문서 강의
STORY 1 당신이 이제까지 쌓아온 비즈니스 문서의 모든 것이 무너질 수 있다
01 비즈니스 문서의 정의와 범위
02 비즈니스 문서를 만드는 목적과 대상 27
03 비즈니스 문서 성향에 대한 이해와 유형별 대응 방법 29
1 l 비즈니스 문서 작업 스타일 1 : 주도형(Dominance)
2 l 비즈니스 문서 작업 스타일 2 : 사교형(Interacting)
3 l 비즈니스 문서 작업 스타일 3 : 안정형(Steadiness)
4 l 비즈니스 문서 작업 스타일 4 : 신중형(Cautious)
04 내 상사의 비즈니스 문서 작성 유형은 무엇일까?
05 메일로 바뀌고 있는 비즈니스 문서
06 스마트워킹과 비즈니스 문서의 상관관계
STORY 2 될성싶은 비즈니스 문서는 제목에서부터 티가 난다
01 비즈니스 문서 작성의 육하원칙
1 l why(왜) : 비즈니스 문서는 왜 만드는가?
2 l what(무엇을) : 비즈니스 문서에 무슨 내용을 담았는가?
3 l who(누가): 누가 비즈니스 문서를 보는가?
4 l when (언제): 언제까지 완성해야 하는 문서인가?
5 l where(어디서) : 관련 자료들을 어디서 찾아야 하는가?
6 l how (어떻게) : 어떻게 만들어서 결제를 받아야 하는가?
02 비즈니스 문서의 제목과 기본 구성 요소의 중요성
1 l 비즈니스 문서 작성의 3단계
03 비즈니스 문서 내용의 버리기와 채우기 : 비즈니스 문서와 삼겹살
04 비즈니스 문서의 10가지 기본 구성 요소 파악하기
1 l 구성 요소 : ① 문서 번호
2 l 구성 요소 : ② 문서 작성 연월일
3 l 구성 요소 : ③ 수신인
4 l 구성 요소 : ④ 발신인
5 l 구성 요소 : ⑤ 문서 제목
6 l 구성 요소 : ⑥ 첫머리
7 l 구성 요소 : ⑦ 본문
8 l 구성 요소 : ⑧ 맺음말
9 l 구성 요소 : ⑨ 다음 및 별첨
10 l 구성 요소 : ⑩ 체계적인 문서 파일의 정리
STORY 3 기존에 내가 만든 비즈니스 문서를 객관적으로 바라보는 시간을 갖자
01 조하리의 창과 비즈니스 문서의 인지 영역
1 l 비즈니스 문서에서의 열린 창(Public: 공공 영역)
2 l 비즈니스 문서에서의 가면 창(Private: 사적 영역)
3 l 비즈니스 문서에서의 장님 창(Blind: 맹목 영역)
4 l 비즈니스 문서에서의 미지의 창(Unknown: 미지 영역)
02 ‘열린 창(Public: 공공 영역)’을 늘릴 수 있는 비즈니스 문서의 5 원칙
1 l 원칙 1 : 이해하기 쉽게 보편성 있는 단어와 문장을 사용하자
2 l 원칙 2 : 한눈에 내용을 파악할 수 있게 판독의 용이성을 높이자
3 l 원칙 3 : 객관성과 구체성 있는 문장을 사용하자
4 l 원칙 4 : 적정한 문장 길이를 사용하고 맞춤법을 맞추자
5 l 원칙 5 : 책임 범위를 구체적으로 명시하자
03 열린 비즈니스 문서에 날개를 달아주는 3원칙
1 l 추가 원칙 1 : 최소한의 예의인 비즈니스 격식을 차리자
2 l 추가 원칙 2 : 문서가 필요할 때 빠르게 작성하자
3 l 추가 원칙 3 : 표준화된 문서인지 비 표준화된 문서인지 파악하자
04 내가 만든 비즈니스 문서, 한 번에 OK받을 수 있는 방법
05 남들이 잘못 만든 프레젠테이션 문서를 꼼꼼하게 검토해보자
1 l BAD CASE 01 : 기본적인 PT 형식의 무시
2 l BAD CASE 02 : 밋밋한 텍스트 위주로 작성
3 l BAD CASE 03 : 도형의 과다한 사용과 글꼴의 잘못된 선택 94
4 l BAD CASE 04 : 도표의 부실한 사용
5 l BAD CASE 05 : 글꼴 색상과 삽입 이미지의 불성실한 사용
6 l BAD CASE 06 : 한 장의 슬라이드에 너무나 많은 내용 포함, 내용과 맞지 않는 클립아트의 사용
7 l BAD CASE 07 : 배경과 도표, 애니메이션 구성의 실패
STORY 4 표준화 비즈니스 문서 작성의 핵심은 Know-Where, 정보력이다
01 有에서 有를 창조하는 자세가 필요하다
02 표준화 비즈니스 문서를 효율적으로 작성하는 5가지 방법
1 l 방법 1 : 오피스나 한글에서 지원하는 서식 파일 활용하기
2 l 방법 2 : 마이크로소프트나 한글과컴퓨터 홈페이지에서 제공되는 추가 서식 파일 활용하기
3 l 방법 3 : 네이버 문서 서식 사이트 활용하기
4 l 방법 4 : 인터넷 문서 서식 사이트의 정보 활용하기
5 l 방법 5 : 서점에서 비즈니스 문서 서식 책을 구매하여 활용하기
03 표준화 비즈니스 문서 TOP 11 작성 사례와 문서별 주요 작성 POINT
1 l 품의서
2 l 안내문
3 l 통지서
4 l 시말서
5 l 반박서/해명서
6 l 사과문
7 l 거절장
8 l 조회서
9 l 회신서
10 l 의뢰서
11 l 요청서(신청서)
STORY 5 비 표준화 비즈니스 문서 작성, 핵심은 논리 싸움이다
01 비 표준화 비즈니스 문서의 주요 작성 포인트
02 비 표준화 비즈니스 문서도 잘 찾아보면 쉬운 길이 보인다
1 l <방안1>
2 l <방안2>
03 많은 자료를 효과적으로 요약하는 기술을 기르자
04 마인드맵을 이용한 문서 스토리보드 요약
1 l 마인드맵 그리기 첫걸음
2 l 마인드맵을 손으로 직접 그려보기
05 10가지 정형화된 유형에 속하는 슬라이드인지 확인하자
1 l 대표적인 목록형 스마트아트
2 l 대표적인 프로세스형 스마트아트
3 l 대표적인 주기형 스마트아트
4 l 대표적인 계층 구조형 스마트아트
5 l 대표적인 관계형 스마트아트
6 l 대표적인 행렬형 스마트아트
7 l 대표적인 피라미드형 스마트아트
8 l 대표적인 그림형 스마트아트
STORY 6 부서별 비즈니스 문서 작성 핵심 포인트 Check
01 총무 및 회계/재무 부서의 비즈니스 문서 작성 140 02 세일즈 기획 및 영업 관리 부서의 비즈니스 문서 작성
03 인사 및 교육 관리 부서의 비즈니스 문서 작성 155 04 상품 및 고객 관리 부서의 비즈니스 문서 작성
05 전략 및 기획 부서의 비즈니스 문서 작성
06 마케팅 및 홍보 부서의 비즈니스 문서 작성
STORY 7 작은 실수 하나가 내가 만든 비즈니스 문서는 물론 나의 이미지도 갉아먹는다
01 아무리 강조해도 지나치지 않은 오타와 더하기 빼기
02 초등학교 수준의 실수만 저지르지 않아도 직장생활이 수월해진다
1 l 실수 Top 1 : 보고서 앞뒤의 내용이 다르면 당신의 신뢰도가 떨어진다
2 l 실수 Top 2 : 엑셀에서 자동으로 계산되는 수식을 사용할 때 주의해야 한다
03 각 프로그램별 오타를 최소화하는 노하우 1 to 5
1 l 방법 1 : 워드 : 맞춤법 및 문법 검사 기능 이용하기
2 l 방법 2 : 엑셀 : 맞춤법 검사 기능 이용하기
3 l 방법 3 : 파워포인트 : 맞춤법 검사 기능 이용하기
4 l 방법 4 : 한글 : 맞춤법과 빠른 교정 기능 이용하기
5 l 방법 5 : 인쇄 후 검토하기
04 회사의 규모와 특성마다 다르게 요구되는 비즈니스 문서 작성 Focus
1 l 기업 유형 1 : 50인 이하 중소기업의 비즈니스 문서 작성
2 l 기업 유형 2 : 50인 이상 중견기업과 벤처기업의 비즈니스 문서 작성
3 l 기업 유형 3 : 외국계기업의 비즈니스 문서 작성
4 l 기업 유형 4 : 대기업의 비즈니스 문서 작성
5 l 기업 유형 5 : 공기업 및 금융기관의 비즈니스 문서 작성
STORY 8 20가지의 기능으로 워드, 엑셀, 파워포인트, 한글의 달인이 될 수 있는 방법
01 직급에 따라 요구되는 비즈니스 문서 작성의 단계
02 과연 어디까지 공부를 해야 하는가
1 l 워드
2 l 엑셀
3 l 파워포인트
4 l 한글
STORY 9 비 표준화 비즈니스 문서는 계량화된 자료 획득과 분석에서 시작된다
01 비 표준화 비즈니스 문서의 첫 걸음, 자료 분석
02 빅데이터 분석의 정의와 목적
1 l 대용량의 데이터
2 l 의미 있는 정보들의 추출
3 l 빅데이터 분석 결과의 응용
03 복잡한 통계학 이론이 빅데이터 분석의 전부인가?
1 l 데이터 저장고 설계
2 l 데이터 저장고 관리
3 l 데이터 분석
4 l 분석 결과의 응용
04 회사의 전산 시스템은 어떻게 구성되어 있는가 : 운영계 시스템과 정보계 시스템
1 l 운영계 시스템
2 l 정보계 시스템
05 데이터 웨어하우스와 데이터 마트
1 l 주제 지향성(Subject-oriented)
2 l 통합성(Integration)
3 l 시변성(time-variance)
4 l 비휘발성(nonvolatile)
06 효율적인 데이터 웨어하우스 방법론
1 l 데이터 품질의 확보
2 l 데이터 분석
3 l 고객관계관리(CRM)를 위한 빅데이터 분석 기술 적용
4 l 각 산업별 빅데이터 분석의 활용 분야
07 빅데이터 분석의 기본 절차
1 l 1단계 : 문제 정의
2 l 2단계 : 데이터 구조 파악
3 l 3단계 : 데이터 추출 및 정제
4 l 4단계 : 데이터 분석
5 l 5단계 : 결과의 해석 및 평가
6 l 6단계 : 피드백
08 빅데이터 분석의 두 기둥, 발견과 예측
STORY 10 비즈니스 문서와 이미지 삽입의 상관관계 파악하기
01 모든 프레젠테이션 문서에 클립아트를 넣는 당신, 아직은 초보자
02 삽입하는 이미지의 크기를 사전에 고려해야 한다
1 l 방법 1 : 메일 보고를 하는 경우 첨부 파일의 크기를 반드시 확인한다
2 l 방법 2 : 대용량 파일 서비스를 이용할 경우 상대방의 접근 가능성을 고려한다
3 l 방법 3 : 가급적이면 파일에 삽입되는 이미지 크기를 최소화한다
4 l 방법 4 : 한글 문서의 경우 두 가지를 유의하자
5 l 방법 5 : 이미지 축소로도 파일 크기를 줄일 수 없다면 PDF 파일로 변경한다
6 l 방법 6 : 혹시 크기가 큰 개체 파일이 들어가 있지 않은지 확인한다
03 오피스의 그림 도구만 잘 사용해도 웬만한 그래픽 프로그램 기초 수준의 효과가 가능하다
04 시간적 여유가 된다면 포토샵과 프리미어의 기초를 공부하자
1 l 포토샵
2 l 프리미어
STORY 11 차트로 표현하는 무궁무진한 비즈니스 문서의 세계
01 차트를 이용해서 어떤 데이터를 어떻게 보여주려고 하는가?
1 l 차트로 만드는 데이터는 어떤 데이터인가?
2 l 문서의 주제에 맞는 차트는 어떤 차트인가?
3 l 차트의 구성 요소 중에서 어디까지 반영해야 하는가?
4 l 나에게 허용된 차트의 개수는 몇 개인가?
5 l 흑백으로 프린터를 헤서 비즈니스 문서를 보고하는가?
6 l 혹시 엑셀의 스파크라인 기능이 더 효율적이지 않은가?
02 상사의 태도를 180도 바꿀 수 있는 차트 기술 TOP 5
1 l 최대값/최소값 변경으로 좀 더 성과가 좋은 것처럼 위장하기
2 l 100% 기준 누적 막대형 사용으로 매출액 감소 위장하기
3 l 3차원 회전과 Y축 변경으로 시장 점유율 더 크게 보이게 하기
4 l 이미지를 적용해서 그래픽 디자이너가 만든 차트처럼 보이게 하기
5 l 보조 축을 이용하여 한 가지 분야에 집중하기
03 차트로 미래 예측이 가능하다?
04 엑셀에서 만든 차트를 이미지로 활용하기
STORY 12 비즈니스 문서는 여백의 미를 확보하는 것이 중요하다
01 혹시 여백이 없는 문서를 작성하고 있지 않은가?
02 엑셀의 차트에도 여백의 미가 필요하다
1 l 축 서식을 이용해서 빈 공간을 확보하고, 보여주고 싶은 자료에 초점을 맞추자
2 l 눈금선은 꼭 필요한 곳이 아니라면 사용하지 않는 것이 좋다
3 l 혹시 필요 없는 레이블 효과를 과다 적용하고 있지 않는가?
03 부실한 표와 현란한 슬라이드 배경은 CEO의 눈을 지치게 만든다
1 l 부실한 표의 사용
2 l 현란한 슬라이드 배경
04 머리말/꼬리말/번호만 잘 만들어도 문서 보기가 수월해진다
STORY 13 비즈니스 문서의 화룡점정, 출력과 프레젠테이션 발표하기
01 완벽한 비즈니스 문서 작업 후, 출력 때문에 실패할 수 있다
1 l 혹시 문서의 크기가 맞지 않는지 확인하자!
2 l 엑셀에서 인쇄 영역 지정이 제대로 되었는지 확인하자!
3 l 상대방이 흑백 출력만 가능한지 확인하자!
4 l 프레젠테이션 자료의 경우 출력에 조금 더 주의를 기울이자
02 비즈니스 문서의 피날레, 프레젠테이션 발표 능력
03 비즈니스 문서 작성 유형과 프리젠터의 4가지 유형
1 l 직선형 프리젠터의 프레젠테이션 준비하기
2 l 말발형 프리젠터의 프레젠테이션 준비하기
3 l 안정형 프리젠터의 프레젠테이션 준비하기
4 l 세심형 프리젠터의 프레젠테이션 준비하기
5 l 누구나 스티브잡스가 될 수는 없다
6 l 손동작 하나까지 철저하게 계산되어야 하는 프레젠테이션
04 중요한 프레젠테이션이라면 발표 자료 스토리보드를 만들자
05 연습하라, 연습하라, 또 연습하라, 그러면 길이 열릴 것이다
06 프레젠테이션 도구의 작동 방법 숙지
1 l 빔 프로젝터
2 l 노트북과 스마트폰
3 l 지시봉
4 l USB 메모리
5 l Cloud 서비스
STORY 14 한글로 만드는 표준화된 비즈니스 문서 작성
STORY 15 워드로 만드는 표준화된 비즈니스 문서 작성
STORY 16 엑셀로 만드는 비 표준화된 비즈니스 문서 장성
STORY 17 파워포인트로 만드는 비 표준화된 비즈니스 문서 작성
EPILOGUE 본 강의를 끝내기 전 필수 Check Point
